„Kell-e egyáltalán könyvelő? Magam is létretudom hozni a vállalkozást, pár perc alatt!” – Rengetegszer hallom ezeket a mondatokat és utána a panaszkodást is.
Létrehozni biztosan létre tudsz hozni valamilyen vállalkozást, a kérdés leginkább nem ez, hanem az, hogy a számodra legmegfelelőbb adózási formát választod-e ki vagy sem. Egyáltalán nem minden, hogy mekkora adóterheket választasz magadnak. És sajnos, ha nem a számodra megfelelő vállalkozási formát választod ki, ennek anyagi terhe elfog kísérni hosszasan, mivel nem lehetséges, hogy ma még x formában adozól, holtól pedig már y-ban.
Tudd, hogy ez egy szakma! Ha nem könyvelő vagy, ne akarj könyvelői feladatokat ellátni, hisz nem ebben vagy jó, hanem a saját szakmádban. Ne hagyd, hogy olyan dolgok vegyék el tőled a hasznos időt, amikhez nem értesz és számodra nem pénztermelő folyamat.
A megfelelő könyvelő kiválasztása kulcsfontosságú lépés minden vállalkozás életében. A könyvelő nemcsak a könyvelését felelős, hanem fontos tanácsadód is, aki segíthet a pénzügyi döntések meghozatalában és a jogszabályok betartásában. A cikkben bemutatok pár fontos szempontot, amire érdemes figyelni a könyvelő kiválasztásakor.
Mindenki olyan könyvelőt keres, aki nemcsak megbízható, de bizonyított szakmai tapasztalattal, releváns referenciákkal is rendelkezik, és valóban érti a feladatát. Az induló vállalkozások számára elengedhetetlen, hogy részt vegyenek egy konzultáción a leendő könyvelőjükkel. Itt lehetőség nyílik megbeszélni, mely vállalkozási forma lenne számukra a legmegfelelőbb, valamint megvitatni a rendelkezésre álló adózási lehetőségeket. Ez a lépés biztosítja, hogy már a kezdeteknél helyes döntéseket hozz, amelyek hosszú távon is előnyösek lesznek számodra, mind pénzügyi, mind jogi szempontból.
Tőle fogod megtudni azt, hogy mikor, milyen adót kell befizetned és milyen számlaszámra. Az első konzultáción már konkrétan választ kell kapnod arra, hogy milyen adóterhekre számítsd. Ne szégyelj kérdezni, hisz információért mentél oda.
Fontos, hogy a könyvelő a jogszabályokat alaposan ismerje és a folyamatosan változó törvényi környezet figyelemmel kísérje. Emellett elérhető legyen a számodra a téged érintő változás. Természetesen tiszteld meg azzal, hogy nem ingyen várod el tőle, hogy az idejét rád áldozza és azonnal rendelkezésre álljon, mert te épp ráérsz felhívni őt. Mindenkinek megvan a saját maga időbeosztása, a tiéd is meglesz. Ő is szellemi munkát végez, te tanácsadóként szintén a tudásodból szeretnél megélni. Az idő pénz és a tudás hatalom. Te sem fogod tudni ingyen beszélgetésekre áldozni a napodat, úgy, hogy közben szakmai tanácsokat osztogatsz.
Szerződés és meghatalmazás nélkül komoly könyvelő nem vállal munkát! De tegyük hozzá, hogy a munkájáért felelőséget vállaló könyvelő nem fogja elkérni az ügyfélkapu felhasználó neved és jelszavadat sem, hanem az együttműködés elején kér tőled meghatalmazást (ezt a meghatalmazást a NAV Elfogadó nyugtával visszaigazolja, az ügyfélkapudra küldik) és a saját nevében adja be a bevallásaidat.
„A könyvelőmnek van hozzáférése az ügyfélkapumhoz, megbízok benne, egyébként is emailban értesítést kapok mindenről. Szerintem nem tenne olyat, ami miatt aggódnom kellene.” – egy vállalkozó mondta ezt.
Nézzük meg mivel jár ez a fajta bizalom!
A mérlegek, bevallások beadása a könyvelő felelőssége. Ha a te nevedben adja be hogyan lesz számon kérhető az elvégzett munkáért? Ha hibázik, hogyan vállalja a felelősséget? Ha a te ügyfélkapus adataiddal dolgozik a könyvelő, és elront valamit, majd te bemész a NAV-hoz, akkor hiába mondod, hogy a könyvelő csinálta, azt sajnos te csináltad, és neked kell(ene) rendbe hozni. A NAV-ot nem érdekli ebben az esetben a szerződés, az nem meghatalmazás.
Jó tanács: soha senkinek semmilyen körülmény között ne add ki az ügyfélkapu felhasználóneved és jelszavad! Akkor sem, ha a könyvelő a barátnőd, rokonod, távoli hozzátartozód stb.
Szép dolog a bizalom, de mindenképp tartsd észben, hogy az egyéni vállalkozó teljes magánvagyonával felel.
Kérj szerződés mintát, amiben részletesen le van írva, hogy milyen feladatokat vállal, van-e felelőségbiztosítása és milyen díjazásért vállal munkát!
Mielőtt megbízol egy könyvelőt, érdemes utánanézni, hogy szerepel-e a Nemzetgazdasági Minisztérium regisztrált mérlegképes könyvelők listáján, illetve van-e felelősségbiztosítása. Ez ugyanis védelmet nyújt neked és a könyvelőnek is, ha bármilyen hiba csúszik a könyvelésbe. Kérdezz rá, hogy NAV előtti képviseletet vállal-e, ha igen, milyen feltételekkel, mert nem minden könyvelő vállalja.
Kritikus kérdés mindig, hogy mi számít reális könyvelési díjnak. Olyan könyvelőt bízz meg, akinek a díja megfelelő a számodra. A magasabb díj nem biztos, hogy magasabb szolgáltatást takar – de ha nagyon alacsony díjat mond a könyvelő, gondold át, hogy megéri-e a kockázat!
Tudd, hogy milyen szolgáltatást kapsz a pénzedért! Tájékozódj előzetesen, mielőtt bármivel aláírsz egy szerződést.
Itt is igaz a mondás: olcsó húsnak híg a leve!
Mi a helyzet, ha a könyvelő évközben úgy dönt, hogy köszöni szépen nem kér többet a kisvállalkozókból? Egyeztess vele, hogy zárja le az évet. Ha erre nem hajlandó, érdeklődj nála, hogy az eddig lekönyvelt hónapok, amiket újra kell könyveltetned, de nála is kifizetted, az az újrakönyveléskor anyagilag kit fog terhelni? Te már egyszer fizettél ezért nála, ő szeretne évvégi zárás előtt távozni, ajánljon számodra is kedvező megoldást, mivel az új könyvelőnek ellenőriznie kell a teljes évet, ahhoz, hogy letudja zárni az aktuális évet.
Gyakori probléma, hogy a könyvelői szerződést már rég megszüntette a két szerződő fél, de beszámolót a NAV felé még mindig nem töltötte fel a könyvelő, a díját meg már rég kifizetted. Ezen felül a könyvelési anyagok sem kerültek vissza hozzád. Nos, azt kell, hogy mondjam, nagy bajban vagy. Új könyvelőt keresni borzasztóan nehéz és nem egyperces feladat lesz. Ráadásul a más után részlegesen vagy hibákkal elvégzett munka kijavítása mindig 2-3-szoros idővel jár. Ne lepődj meg, ha ezt kéri kifizetni az új könyvelő! Az újra könyvelés mindig drága mulatság! Te sem szívesen dolgozol más után, ő sem fog repdesni örömében. Időre lesz szüksége, amíg átnézi a vállalkozásoddal kapcsolatos információkat és helyrehozza a hibákat. Ne feledd, hogy a bírság is pénzbe kerülhet és helyzettől függően, hiába könyveltetsz újra, előfordulhat, hogy a NAV nem tekint el a bírságtól. Nem véletlenül szakma a könyvelés!
Egy dolgot tehetsz még az elején, hogy megelőzd az ilyen helyzeteket. A szerződés védjen téged is! Évközbeni szerződés bontás lehetőleg ne legyen, lezárt üzleti évid legyenek. A szerződésben lévő könyvelővel zárasd le az évet, adjon át minden dokumentumot, ami jár neked és csakis utána bontsatok fel szerződést! Lezárt üzleti évvel könnyebben van esélyed új könyvelőt keresni, aki átveszi a vállalkozásod könyvelési ügyeit. Az új könyvelőnek is jobb, és neked is, ha lezárt évvel mész át hozzá.
A könyvelő nyomon követi a bevételeket és a kiadásokat, és ezeket a jogszabályoknak megfelelően könyveli le. A munkáját csak akkor tudja elvégezni, ha időben megkapja a vállalkozásunk által kiadott és befogadott számlákat, a nyugtákat, valamint a bankszámlakivonatokat. Nem te vagy az egyetlen ügyfele, így semmiképp ne halogasd az utolsó pillanatokra, hogy elküldd számára a szükséges információkat.
A könyvelő felelős az adóbevallások elkészítéséért és benyújtásáért, így neked csupán az általa megadott összegeket kell befizetni a megfelelő bankszámlákra.
A könyvelő is ember, neki is van családja, magánélete. Munkaidőn kívül ne hívosgasd! Elég szűkös határidőkkel és sok ügyféllel dolgozik együtt. Tudja mi a dolga, feleslegesen ne tartsd fel. Röviden, lényegesen fogalmazz akár telefonon, akár e-mailben egyeztetsz vele.
Ne várd el tőle, hogy minden hónapban emlékeztető e-maileket vagy telefonhívásokat intézzen feléd, hogy légy oly kedves elküldeni neki a könyveléshez szükséges iratanyagokat. Azzal tudod segíteni a munkáját, ha minden hónap elején van saját emlékeztetőd a naptáradban, hogy várja tőled az információkat. Enélkül nem tud könyvelni!!! Érted dolgozik, de ezt csak akkor tudja megtenni, ha te ebben együttműködő partnere vagy!
Ha így jártál, akkor már vállalkozó vagy és elég nagy baj közepén találtad magad. Annál is nagyobb gondban vagy, mint amit eltudsz képzelni. Ha volt könyvelőd és így szűnt meg az adószámod, akkor mindenképp keresd fel és gondolkozz el azon, hogy milyen szükséges lépéseket fogsz megtenni a téged ért kár miatt! Ha nem volt könyvelőd mindenképp keress fel egyet, mert itt az eredménye a könyvelő nélküli létednek.
A könyvelő kiválasztása nem csupán egy adminisztratív feladat, hanem kulcsfontosságú döntés, amely jelentős hatással van vállalkozásod pénzügyi stabilitására és jogi megfelelésére. A cikk során bemutatott szempontok, – melyek nem teljeskörűek – hozzájárulnak ahhoz, hogy elindulhass egy számodra ismeretlen úton és a döntést hozz a vállalkozásoddal kapcsolatban. Ne feledd, hogy a könyvelő nemcsak a számokkal foglalkozik, hanem a vállalkozásod szellemi partnere is, aki segít a jövőbeli tervek megvalósításában. Érdemes időt szánni a megfelelő szakember megtalálására, hiszen a jól megválasztott könyvelő hosszú távon megkönnyíti az életedet, és biztosítja a vállalkozásod sikeres működését. Tartsd szem előtt, hogy a közös munka során a tisztelet és a kölcsönös érdekek figyelembevétele elengedhetetlen a harmonikus együttműködéshez.
